档案管理在平台中扮演重要的角色。档案管理包含实体档案的管理和档案信息的管理。
实体档案通过应用条形码、RFID等技术手段,配合手持设备、盘点车等设备,可以实现实体档案的上下架、出入库、借阅归还等操作。使用RFID进行实体档案管理工作的流程图如下图所示:
RFID实体档案管理工作流程图
档案信息管理是通过导入导出、数据同步等技术手段,将档案信息与实体档案进行关联,可以通过各种渠道,通过实体档案自动获取档案信息;或通过档案信息获取实体档案的存放位置等信息。

 档案信息导入

系统可以通过EXCEL、WebService方式批量将存量档案信息导入到智能库房管理系统中。

 RFID标签制作

系统通过RFID工作台机、RFID盘库车等设备提供档案RFID标签制作及密集架RFID标签的制作。

实体档案盘点

电子标签通过RFID读写设备录入案卷所属的档号等信息,在档案架上安装层架标签,每个档案盒上安装电子标签,层架标签标识着架和架的每一层在库房内的相对位置,工作人员可通此标签实现快速档案排架、上架、调架和档案错架查找等工作。系统通过无线网络把这些信息传送到服务器上,由专门管理软件进行处理后形成数据库。

 档案上架与下架

系统通过手持PDA、RFID盘库车等设备,提供档案上架功能。上架完成后,扫描档案可以获取存放位置相关信息;扫描密集架标签可以获取电子档案信息。
同时系统还提供档案下架功能,通过系统中的下架操作,取消实体档案与密集架的关联关系。

档案进出管理

系统通过RFID门禁模块,提供档案的进出信息报表。可以按照日期、档案分类等多维度查看档案的出入情况。

档案查借阅申请与审核

系统可以发起档案的查借阅申请,同时按照预设的工作流配置,自动流转到对应审批角色下,实现档案的查借阅审批。
档案借阅记录功能可以查看已经归还的档案的借阅历史记录。支持查询、排序、筛选、打印、导出,删除等功能。
档案借阅统计功能可以采用时间维度、借阅类型、借阅目的、借阅次数、借阅人数等维度进行统计,各维度均由管理员自由组合,充分体现统计的灵活性。

 档案归还

通过“在借档案”界面查看所有在借档案信息,支持查询、筛选、排序、打印,导出等功能,支持未归还的档案出借信息统计功能。借阅人已经超出借阅期限时可以发送短信催还。
支持档案直接归还、在借档案列表中归还、扫描归还等多种归还档案方式。

 档案报表打印

系统提供档案封面、脊背、卷内目录、备考表等多种档案报表的打印。

 档案统计

统计功能除了提供统计指标自定义、表格格式输出之外,还可以以二维图形、三维图形等多种方式进行展现。

 档案检索

系统提供丰富的检索功能,包含分类检索、属性检索、高级检索、模糊检索、关联检索和全文检索。同时,可以对检索结果进行再次检索。

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